2021年3月31日報道 アウトルックでうっかり送信を防止する一つの方法；送信ボタンを押した１分後に送信するよう設定しておく

2021年3月31日6時1分にYAHOOニュース（DIAMOND　online）から、下記趣旨の記事がネット配信されていた。

シリーズ累計16万部を突破し、「ホワイトカラーの労働生産性を劇的に向上させる1冊」と大評判の『アウトルック最速仕事術』（ダイヤモンド社）。

著者の森新氏によると、アウトルックの導入企業では、エクセルやパワーポイントよりもはるかに多い「年間平均500時間」をアウトルックだけに費やしているという。

本記事では、好評だったバックナンバーのエッセンスを、動画を使って森氏に解説していただく。

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【「1分後送信ルール」で送信の事故を減らす】

ショートカットキーを覚えると作業時間が短縮できますが、キーを1回押しただけで、うっかり書きかけのメールや誤ったメールを送信してしまう、というミスも起こります。 　

そこで、誤送信を防ぐためのルールを作っておきましょう。

メールを送信するために［Ctrl］＋［Enter］を押すと、メールは送信トレイに入り、1分たったら実際に送信するというルールです。

キーだけでなく、［送信］ボタンをクリックしたときにも同じになります。 　

この設定は「仕分けルールと通知の管理」の機能を使って次のように行います。 　

〇アウトルックの［ファイル］タブを開きます。
〇左の欄で［情報］を選択し、右の欄の［仕分けルールと
　通知の管理］をクリックします。
〇「仕分けルールと通知」画面になるので、［新しい仕分け
　ルール］をクリックします。 　
〇「自動仕分けウィザード」画面になるので、［送信メッセ
　ージにルールを適用する］を選択して［次へ］をクリック
　します。 　
〇次に「条件を指定してください」という画面になります。
　ここでは、何も選択せずに［次へ］をクリックします。
　条件を指定しないことで、すべての送信メールが対象に
　なります。 　
〇「この仕分けルールはすべての（送信メッセージ）に適用
　されます。よろしいですか？」と表示されるので、
　［はい］をクリックしてください。 　
〇「メッセージに対する処理を選択してください」の
　ステップ1の一覧で［指定した時間 分後に配信する］を
　クリックして選択します。
〇ステップ2の欄で［指定した時間］という文字をクリック
　します。 　
〇「配信時間の指定」画面が表示されます。
　配信が「1分後」になっているので、そのまま［OK］を
　クリックします。 　
〇元の画面に戻るので［次へ］をクリックします。
〇「例外条件を選択します」の画面になるので、ステッ
　プ1の欄で例外とする条件を指定するために［［件名］
　に特定の文字が含まれる場合を除く］を選びます。 　
〇ステップ2の欄で［特定の文字］という文字をクリック
　します。 　
〇「［件名］に含まれる文字」の欄に全角の空白を3つ入力
　して［追加］をクリックします。
〇同様に半角の空白も3つ追加しました。
　図は「●」も追加しているところです。
〇追加が終わったら［OK］をクリックして画面を閉じます。 　
〇「自動仕分けウィザード」の画面に戻るので［次へ］を
　クリックします。 　
〇「仕分けルールの名前を指定してください」の欄に名前を
　入力します。
〇［完了］をクリックすると、このルールの実行についての
　確認画面になるので［OK］をクリックします。
〇「仕分けルールと通知」の画面に戻ったら、［OK］を
　クリックします。 　

これで、メールが1分後に送信されるようになります。

1分間は送信トレイに保存されているので、「しまった！」と思ったら送信トレイから出せばミスを防げます。 　

とはいえ、時には会議中に「至急、この最新のファイルを送ってください！」といわれることもあります。

そんなときに「1分したら送信されますので」とノンビリ答えるわけにはいきません。

このようなケースで威力を発揮するのが例外の設定です。 　

即座に送信したいメールでは、図のように件名に全角または半角の空白を3つ、あるいは「●」を入れておけば、［Ctrl］＋［Enter］を押すと、すぐに送信できます。 　

ぜひ、本動画を活用して、この方法をマスターしてください。 　

 

★著者インタビュー「だから、この本。」

★ 第1回 オフィスワーカー全員が「脱マウス」すれば、日本の生産性は急上昇する

第2回 なぜ、よく使うショートカットキーは“キーボードの左側”に集約されているのか？

第3回 エクセルで発覚！　仕事が「できる人」と「できない人」を隔てる決定的な差とは？

第4回 “Ctrl”や“Shift”ってそういう意味だったのか！　話題の「ショートカットキー記憶術」が抜群に役に立つ理由

https://news.yahoo.co.jp/articles/b2eaabb08ea7f0292e61a75afe3af300ff76dfab

 

 

 

2021/04/07 (Wed) 【情報管理不備】　ﾊﾟｿｺﾝ・ﾒｰﾙ等 Comment(0)