2014年6月9日 神奈川県横浜市の横浜市立大学で学生の個人情報が記載された作業用エクセル添付メールを学生１８１人に誤送信、送信用ＰＤＦとファイル名が同じだった

2014年6月10日付で横浜市立大学のＨＰに、下記趣旨のプレスリリースが掲載されていた。

 

「概要」

６月９日（月）１５時４５分頃、学務・教務課職員が日本学生支援機構奨学金の申請者１８１名に対し、学生専用のポータルサイトを通じてメールを配信した。

本来は、学籍番号のみを入力したファイルを添付すべきところ、誤って、６月から支給が開始される１７２名分の個人情報を含んだファイルを添付した。

 

「経過」

９日１７時１５分頃

・メールを受信した学生から、「添付ファイルに個人情報が載っている」との連絡が学生担当に入った。

・担当職員が確認した結果、配信したメールに学籍番号のみ入力されたＰＤＦファイルを添付すべきところを、１７２名分の個人情報が入力されたエクセルファイルを誤って添付し、送信したことが判明した。

１０日１５時

・学生１８１名に対し、添付ファイルを削除した上で、確認のためのメールを返信するよう、メールで連絡した。

 

「原因」

（１）メール配信前に内容のダブルチェックを行ったが、添付ファイルの内容を確認しなかった。

（２）保存時のファイル名がエクセル（作業用、個人情報あり）とＰＤＦ（メール送信用、学籍番号のみ）で同一名称であったため、本来ＰＤＦファイルを添付すべきところを誤ってエクセルファイルを添付し、送信した。

 

「再発防止」

（１）ポータルサイトからメールを配信する際には、職員間においてダブルチェックを徹底し、その際にメールの宛先、本文、添付ファイルの内容を確認する。

（２）データを保存する際に他のデータと識別できるファイル名とするとともに、個人情報を含む場合には、それが一目で分かる表記とすることを徹底する。

（３）全学的な対応として、学内全部署において個人情報の適正管理に関し総点検を実施するとともに、教職員に対して継続的な研修を実施し、意識啓発に努める。

 

出典ＵＲＬ

http://www.yokohama-cu.ac.jp/univ/pr/press/140611.html

 

 

 

（ブログ者コメント）

 

マスコミ報道で知った後、この程度のトラブルならＨＰに情報はないだろうと思いつつアクセスしたのだが、思いのほか詳細に経緯や原因などが掲載されていて驚いた。

この程度詳しく掲載していただければ、再発防止に大いに役立つ。

こういった前向きな組織、企業が増えていくことを望む次第だ。

 

 

 

 

2014/06/16 (Mon) 【情報管理不備】　ﾊﾟｿｺﾝ・ﾒｰﾙ等 Comment(0)